はじめに
企業にとって年次有給休暇の適切な管理は、労務コンプライアンスの基本です。とりわけ派遣会社の場合、派遣労働者ごとに勤務実態が異なるため、より厳格な管理体制が求められます。その中心となるのが「年次有給休暇管理簿」です。本記事では、年次有給休暇管理簿の法的根拠・記載事項、派遣会社が注意すべき実務ポイントについて、社労士の視点から詳しく解説します。
📋 この記事の目次
年次有給休暇管理簿の定義と法的根拠
年次有給休暇管理簿とは、労働者ごとの有給休暇の付与日数・取得日数・残日数などを記録する帳簿のことです。2019年の労働基準法改正により、年5日の年次有給休暇取得義務が企業に課されると同時に、管理簿の作成・保存が義務化されました。対象は、年10日以上の有給休暇が付与される労働者です。
| 項目 | 内容 |
|---|---|
| 法的根拠 | 労働基準法第39条・第109条（2019年改正） |
| 作成義務対象 | 年10日以上の有給休暇が付与される労働者 |
| 保存期間 | 3年間（基準日から起算） |
| 義務化時期 | 2019年4月1日施行 |
使用者は、時季・日数・基準日を労働者ごとに記録し、これを3年間保存しなければなりません。単なる社内メモでは足りず、客観的に確認できる形式で整備する必要があります。派遣会社も例外ではなく、雇用主としての責任を負います。
記載すべき具体的事項
年次有給休暇管理簿には、少なくとも次の事項を記載します。
- 基準日（有給休暇の付与基準となる日）
- 付与日数（法定・法定外を含む）
- 取得した日付と日数（時季・日数の記録）
💡 ポイント
これらを記録することで、法定の年5日取得義務を履行しているかどうかが明確になります。取得状況が5日に満たない場合は、使用者が時季指定を行う義務があります。
派遣労働者の場合、派遣先での勤務実績に基づいて有給休暇が発生しますが、付与・管理の責任はあくまで派遣元（派遣会社）にあります。そのため、派遣先からの勤怠情報を正確に把握し、管理簿へ反映させる体制づくりが不可欠です。情報連携の遅れや不備は、法違反につながるおそれがあります。
派遣会社特有の実務上の注意点
派遣会社では、登録型派遣や短期契約の反復更新など、雇用形態が多様です。有給休暇の継続勤務要件（6か月以上の継続勤務・8割以上出勤）を正しく判断するためには、契約期間の通算や出勤率の算定方法を統一しておく必要があります。
⚠️ 注意
派遣契約の終了と同時に雇用契約が終了するケースでも、実質的に継続雇用とみなされる場合があります。形式的な契約区分だけで判断せず、実態に即した管理が重要です。
就業規則・労使協定との整合性確認
社会保険労務士の立場から見ると、就業規則や労使協定との整合性も確認しながら運用することが、トラブル予防につながります。特に派遣会社では、複数の就業規則が適用されるケースもあるため、管理ルールの一元化が求められます。
管理簿未整備のリスク
年次有給休暇管理簿を作成していない、あるいは不備がある場合、労働基準監督署の調査で是正勧告の対象となる可能性があります。
⚠️ 罰則・ペナルティ
- 年5日の取得義務違反：労働者1人につき30万円以下の罰金（労働基準法第120条）
- 管理簿の不備：是正勧告・行政指導の対象
- 多数の派遣労働者を雇用している場合、企業全体のリスクが急増
エクセル管理であっても問題ありませんが、更新漏れや計算ミスが起きないよう、ダブルチェック体制を整えることが望ましいでしょう。
社労士が勧める実務対応策
実務上は、勤怠管理システムと連動した有給休暇管理機能を活用することで、人的ミスを減らすことができます。また、基準日を統一する「斉一的取扱い」を採用することで、管理の簡素化を図ることも有効です。
- 勤怠管理システムとの連動：自動集計で人的ミスを防止
- 斉一的取扱いの採用：基準日統一で管理を簡素化
- 派遣先との契約書に勤怠情報の提供方法・期限を明記
- 情報共有ルールの明文化：連携遅延による法違反リスクを低減
- 社会保険労務士への相談：制度設計・運用ルールの整備
よくある質問（FAQ）
Q）年次有給休暇管理簿とは何ですか？
A）労働者ごとの有給休暇の付与日数・取得日数・残日数などを記録する帳簿です。2019年の労働基準法改正により作成・3年間保存が義務化されました。
Q）年次有給休暇管理簿の保存期間は何年ですか？
A）3年間の保存が義務付けられています（労働基準法第109条）。基準日から3年間、適切に保管する必要があります。
Q）管理簿を作成しないと罰則はありますか？
A）管理簿の不備は是正勧告の対象です。また年5日の取得義務違反には労働者1人につき30万円以下の罰金が科されるおそれがあります。
Q）派遣会社における有給休暇管理の責任者は誰ですか？
A）派遣労働者の有給休暇の付与・管理責任は派遣元（派遣会社）にあります。派遣先が管理するわけではありません。
Q）エクセルでの管理は認められますか？
A）エクセルでの管理は認められています。ただし更新漏れ・計算ミスが起きないようダブルチェック体制を整えることが推奨されます。勤怠管理システムとの連動も有効です。
まとめ
年次有給休暇管理簿は、単なる事務書類ではなく、企業の法令遵守体制を示す重要な記録です。特に派遣会社においては、雇用形態の多様性や派遣先との情報連携といった特有の課題があるため、より慎重な管理が求められます。
管理簿の未整備や記載漏れは、行政指導や罰則の対象となる可能性があります。自社の運用が法令に適合しているか不安がある場合は、早めに社会保険労務士へ相談し、適切な管理体制を構築することが重要です。
適正な記録管理は、企業と労働者双方を守る基盤となります。
【参照リンク】
山口労働局「年次有給休暇管理簿について」